Ob der Datenschutz in einem Unternehmen ordnungsgemäß durchgeführt wird, entscheidet die Implementierung einer anständigen Datenschutzorganisation. Hier sind mehr Faktoren entscheidend, denn gerade das Unternehme muss sich zum Datenschutz bekennen und dieses auch in der Organisation anerkennen.
Der Datenschutzbeauftragte, wenn denn einer zu bestellen ist, ist maßgeblich für die Einführung einer Datenschutzorganisation verantwortlich, für die ordnungsgemäße Umsetzung benötigt er die Mithilfe der Mitarbeiter und der Geschäftsführung, wenn hier nicht in eine Richtung gearbeitet wird, dann wird es schwer werden eine anständige Datenschutzorganisatin im Unternehmen zu etablieren.
Der Datenschutzbeauftragte sollte eine genaue Vorstellung haben, wie welche Prozesse geändert werden müssen bzw. welche neuen Prozess etabliert werden sollen. Eine Tendenz zur theoretischen Seite sollte man nicht in Betracht ziehen, denn immerhin sind es die Mitarbeiter die Ihre Abläufe kennen und später auch ausführen.
Daher ist anzuraten, dass der Datenschutzbeauftragte mit den verantwortlichen Mitarbeitern die Prozesse im Unternehmen etabliert, was auch zu einer höheren Akzeptanz des Datenschutzbeauftragten bei den Mitarbeitern führen kann.
Der Datenschutzbeauftragte hat in der Regel oft ein Problem von neuen Verfahren, welche personenbezogen Daten verarbeiten, zu erfahren. Wenn diese Verfahren dann evtl. noch einer Vorabkontrolle unterliegen, dann kommt der Datenschutzbeauftragte „ins Schleudern“. Daher ist an den entsprechenden Stellen für eine Sensibilisierung für den Datenschutz zu sorgen und entsprechende Prozesse einzurichten das neue Verfahren, oder geänderte Verfahren, an den Datenschutzbeauftragten gemeldet werden. Man muss die Verantwortlichen darauf hinweisen und entsprechend schulen.
Ist dieser Prozess später im Unternehmen etabliert, hat man schon eine sehr große Hürde gemeistert, denn oft ist dieses der schwierigste Punkt – die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Denn diese sehen oft im Datenschutz eine Mehrarbeit, was aber natürlich nicht stimmt, wenn man entsprechende Prozesse einführt.
Wenn der Datenschutzbeauftragte nicht weiß wo und in welcher Art und Weise personenbezogene Daten erhoben werden, dann ist eine ordnungsgemäße Einführung einer Datenschutzorganisation nicht möglich, daher gilt es auch vorher die Prozesse zu identifizieren die personenbezogene Daten speichern, verarbeiten und/oder erheben.
Der Datenschutz und die Einführung einer Datenschutzorganisation ist ein Prozess der kontinuierlich weitergeführt werden muss, wir als externer Datenschutzbeauftragter, helfen Ihnen gerne dieses in Ihrem Unternehmen einzuführen.
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